简介：这篇文章总结了一些处理办公琐事的高效习惯，适用于各行各业的学生和职场人士。目的是形成条件反射的行为模式，提高处理这些琐碎事务的效率，将时间压缩到最低限度。文章力求简洁明了，可直接参考，无需费脑筋——在实际行动中，你会感受到这些原则的力量。
适用对象：经常处理数字信息和工作沟通的高年级学生和职场人群，需要高频密集处理事务的人群。
不适用对象：没有固定工作时间的自由职业者，有超强助理秘书的任性霸道总裁，与世隔绝、不需要与人沟通合作的独行天才，以及不靠才华工作的帅哥美女。
文章内容杂乱，不求完备，想到哪写到哪。先介绍简单原则，然后注释经验和原因，重点标注为粗体。
一. 时间使用方法：
在做任何事情之前，花一些时间思考和分解：这件事情可以分为哪几步？先后顺序大概是怎样的？排序是否合理？先做哪些步骤会更方便？如何避免浪费努力。
核心原则：
尽量减少事务切换、中断、注意力分散、额外交通、沟通说明次数、等待流转和重复工作。同样的事情，争取只做一次。
将相同类型的事情集中在一起完成。利用人类学习的本能，提高处理速度。
需要他人配合的事情，尽量提前进行，越早越好，不要等到中后期才开始。
需要沟通说明的事情，先独自整理信息，集中一次性表达，提前预测可能引起误解的信息，增加必要的注释，强调关键点，减少反复提问和解释的次数。如果可能，通过邮件或文档说明所有执行细节，避免产生误解和不了解情况的可能性。
将自己最高效的状态和最佳时间段用于需要专注和思考的事务。
时间规划具体技巧：
在周一上午，不要一开始就投入执行。花半小时恢复对整周日程安排的宏观感觉，如果有必要，重新调整排序，需要预约变动的事情应立即进行调整。
周一上午，不宜直接与外部进行联系。许多公司的员工在周一上午还没有完全进入工作状态。
对于软件或网络行业来说，周二到周四适合进行重要产品的更新或上线，保留至少一天的时间用于前后准备和处理意外情况。惨痛的经验告诉我们，将这类事情安排在周一或周五，可能会因为人手不足或意外情况而无法及时处理和响应。
周五下午接近下班时间时，不宜安排冗长的会议，除非会议结束后有公司集体娱乐活动，并且最好提前让大家知晓这一安排。
每天尽量在上午的头两个小时内完成需要驱动外界的事情。这样做有两个好处：一方面可以减少当天后面时间的工作中断，相当于\"保护了工作的连续性；另一方面，在上午精力充沛时完成这些任务，有助于确保高质量的执行。
在处理电子邮件时，采取批量处理的方式。设置固定的时间段来处理邮件，而不是随时查看和回复。在处理邮件时，采用以下原则：
二. 如何处理电子邮件
一次性处理：在打开邮件后，尽量在同一时间内完成回复或处理，避免多次打开同一封邮件。
迅速决策：尽量快速决定如何处理邮件，是立即回复、转发、归档还是删除。避免将邮件放在待办列表中，以免造成任务积压。
使用模板：对于常见的邮件主题，可以提前准备好模板，减少编写邮件的时间。
归档整理：及时将已处理的邮件归档整理，保持邮箱的整洁，方便后续查找和管理。
三. 如何处理任务清单：
集中处理：将相同类型的任务集中在一起处理，避免在不同任务之间频繁切换，以提高效率。
分解任务：将大型任务细分为小的可执行任务，每个任务都能在较短时间内完成。
设置优先级：根据任务的紧急程度和重要程度设置优先级，先完成紧急且重要的任务。
限时完成：对于较小的任务，尽量在较短的时间内完成，避免任务积压。
记录进展：在任务清单中记录任务的进展情况，帮助跟踪任务的完成情况。
四.如何处理会议事务：
提前准备：提前了解会议议程和相关资料，做好会议前的准备工作，避免在会议中浪费时间。
明确目标：在会议开始前，明确会议的目标和预期结果，以便高效地达成会议目标。
控制时间：在会议中控制好时间，避免无关话题的讨论和会议的拖延。
记录要点：在会议过程中记录会议的要点和决策结果，方便后续回顾和跟进。
五. 如何整理发票
以下是整理发票的两种方法，适用于非财务部门的普通人：
1. 使用分类文件盒：准备一个分栏的小文件盒，当你的钱包夹层里积累了足够多的发票时，将它们按照分类扔进文件盒中，例如交通机票酒店、餐饮、物品采购、电子打印、不需报销等五个分类。这些分类基本上可以覆盖90%以上的发票类型。月底时，拿出发票并进行汇总，整理得分类有序。
2. 使用文件筐：准备一个文件筐，不进行分类，每当你的钱包夹层装满了发票时，就将它们扔进文件筐中。月底时花费一个小时来清理和分类发票。虽然我一般不太享受这个过程，但这种方法适用于忙碌的人。
具体使用哪种方法取决于你的偏好和忙碌程度。如果你有一个助理可以帮你处理发票，那就太好了。但请记住：发票就像你和世界的聊天记录一样重要。
六、如何管理纸质文件
对于纸质文件，我们希望尽量减少它们的数量。除了审计师和律师，谁会喜欢纸质文件呢？因此，我们可以采取以下方法来避免纸质文件的困扰：
1. 扫描重要且频繁使用的文件：对于那些重要且经常需要访问的文件，一定要在第一时间将其扫描成A4电子版，并设置为A4纸尺寸。将这些电子文件存储在一个便于访问的网络云同步文件夹中，并设置为所有设备可用。这样你就可以随时取用这些文件，例如营业执照、工商登记章程、政府银行相关证照、学生工作证、身份证护照扫描件和证件照。这样做可以满足大多数常见场景，比如上传扫描件或提供复印件。
2. 使用A4文件夹：请务必经常使用A4尺寸的透明塑料文件夹。在保管、携带、快递和移交文件时，这种文件夹可以最大程度地保护文件，防止其折损、遗失或污染，并使其看起来整洁正式。如果文件页数较少，直接放入文件夹中；如果页数较多，使用回形针夹住（避免使用订书钉），方便他人扫描和复印。如果首页无法显示内容，可以使用黄色便签纸进行标注。这种文件夹价格便宜，可以大量购买并随时备用，它会给你带来强烈的秩序感和安全感。
七．如何处理混乱文件：
1. 分类：按照公司、项目、类型和使用频率对文件进行分类整理。将相同类别的文件合并放置，将不同类别的文件分开存放。
2. 排序：根据时效性、使用频率和重要性对文件进行排序。将最常使用的文件放在最容易获取的地方，例如放在手边工作柜的最上面一格。将最不常使用的文件放在最远最深的储藏处。
3. 归档：对于不再需要的文件，建议进行归档或处理。对于归档文件，可以使用标签或分类文件夹进行标记，并将其存放在不经常访问的地方，比如柜子的顶层或底层。对于不再需要的文件，可以进行销毁或安全销毁，以防止敏感信息泄露。
最后，建议定期检查和清理文件，删除不再需要的文件和归档文件，以保持整洁和有序。
请注意，纸质文件管理方法可能因个人偏好和工作环境而异，上述方法仅供参考。根据自己的需求和实际情况选择适合自己的管理方式。
八．如何进行高效采购
这有什么好讲的？此言差矣。
办公设备采购，跟个人买东西，有很不同的原则，简言之，降低总体拥有使用成本，才是最核心原则：
总体拥有使用成本（T） = 决策要不要买买那种的时间精力消耗（A） + 购买费用（B） + 财务流程送货部署时间精力（C） + 保持维护正常使用补充耗材时间精力（D） + 再次购买时间精力（E） + 更换服务/品种潜在成本（F）
试试看，用以上公式重新审视你周围办公设备，思考这些物品的日常成本消耗，你可能会恍然大悟好多事实，并且在下一次采购时，有不同的决策。
如何降低每一项？
节约决策时间和精力（A）：在热门办公用品购物网站上选择热门品种，并考虑规模和功能。选择成熟稳定的产品类别，不追求最新款式。
控制购买费用（B）：根据公司未来24个月的发展规模设定预算上限，并购买性价比最高的产品。
简化财务流程和部署时间（C）：对于耗材类物品，可以考虑每6个月批量采购，以减少财务流程和送货部署的时间和精力消耗。
确保正常使用和补充耗材的时间和精力（D）：在选择产品时，仔细关注电商平台上的用户评价和返修投诉情况，特别关注差评比率。
减少再次购买的时间和精力（E）：选择主流的大型电商平台购买产品，这样可以减少后续购买的麻烦。
谨慎预测更换服务/品种的潜在成本（F）：在决策之前，与相关同事一起进行仔细预测，并选择适合的技术和平台服务。
最常见琐事的流水线式处理原则，宏观原则都有了，剩下的，就是时间和次数的积累之下，重复的循环优化了。算是工作多年来的一些个人习惯和经验教训总结，望对大家有参考价值。最常见琐事的流水线式处理原则，宏观原则都有了，剩下的，就是时间和次数的积累之下，重复的循环优化了。算是工作多年来的一些个人习惯和经验教训总结，望对大家有参考价值。
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